ร้านเ⁠ส⁠ริ⁠ม⁠ส⁠ว⁠ยหลายสาขา ดูยอดขายแต่ละสาขายังไง ไม่ต้องไปที่ร้าน

ทำไมเจ้าของร้านหลายสาขายังต้องขับรถไปเช็กเอง

เจ้าของร้านสาขาเดียวแค่เดินดูรอบร้านก็รู้ว่าวันนี้เป็นยังไง แต่พอมี 2 หรือ 3 สาขา การเดินดูแบบนั้นทำไม่ได้อีกแล้ว ทางเลือกที่เหลือคือขับรถไปแต่ละสาขา โทรถามผู้จัดการ หรือรอข้อความในกลุ่ม LINE

เจ้าของร้านทำผมหลายสาขาคนหนึ่งเล่าว่า แต่ละสาขามีขนาดและรูปแบบไม่เหมือนกันเลย สาขาหนึ่งมีช่าง 10 คนกับผู้ช่วยอีก 10 คน ขณะที่อีกสาขาเป็นตึก 3 ชั้นซึ่งใช้สายตาดูอย่างเดียวไม่ทั่วถึง ต้องพึ่งกล้องวงจรปิดช่วยดูอีกทาง เมื่อแต่ละสาขาต่างกันตั้งแต่ขนาดไปจนถึงจำนวนชั้น การใช้กติกาเดียวกันเป๊ะ ๆ ทุกสาขาจึงทำไม่ได้ตั้งแต่ต้น สิ่งที่ทำให้เหมือนกันได้จริงคือความถี่ในการเช็ก ไม่ใช่วิธีจัดการหน้างาน

เจ้าของร้านคนเดิมเล่าว่า ที่ร้านของเขาการสรุปยอดขายยังทำแบบแยกสาขา ผู้จัดการแต่ละสาขาลงตัวเลขใน Excel ของตัวเอง ความถี่ก็ไม่เท่ากัน บางสาขาสรุปได้ทุกวัน บางสาขาทำได้แค่รายสัปดาห์หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับว่าทีมของสาขานั้นจัดการทันแค่ไหน ข้อมูลของแต่ละสาขาจึงมาไม่พร้อมกัน และเจ้าของร้านก็ต้องขับรถไปดูเองหรือโทรถามเป็นระยะ แทนที่จะมีตัวเลขครบทุกสาขารอให้ดูอยู่แล้ว

แม้แต่เรื่องเล็กอย่างใบเสร็จก็ยังต่างกันไปในแต่ละสาขา ใบเสร็จของสาขาที่อยู่ในห้างต้องใช้กับเรื่องที่จอดรถด้วย ส่วนสาขาที่ไม่ได้อยู่ในห้างก็ไม่มีเรื่องนี้เลย พอรายละเอียดปลีกย่อยแบบนี้สะสมกันมากเข้า แต่ละสาขาก็เริ่มเป็นเหมือนร้านของตัวเอง มากกว่าจะเป็นสาขาของร้านเดียวกัน

ทุกวันควรเช็กอะไรบ้างในแต่ละสาขา

เช็กทุกวันไม่ต้องเยอะ แค่ 4 เรื่องที่บอกได้ว่าสาขานั้นปกติหรือไม่ปกติ

1. ยอดขายรวมของวันนั้น เทียบกับค่าเฉลี่ยของวันเดียวกันในสัปดาห์ก่อน ๆ ถ้าต่ำกว่าปกติมากควรรู้ตั้งแต่เย็นวันนั้น ไม่ใช่ปลายเดือน
2. จำนวนการจอง ของวันนั้น ทั้งที่จองไว้และที่ลูกค้ายืนยันนัดแล้ว เทียบกับจำนวนช่างที่เข้างานในสาขานั้น
3. ลูกค้า walk-in ที่มาโดยไม่ได้จองล่วงหน้า บันทึกแยกจากลูกค้าที่จองไว้ จะได้เห็นว่าสาขาไหนพึ่งลูกค้าที่เดินเข้ามาเองมากกว่ากัน
4. สิ่งที่ผิดไปจากวันปกติ เช่น ช่างลาป่วยพร้อมกันหลายคน สินค้าที่ขายประจำหมดกะทันหัน หรือยอดขายเป็นศูนย์ในบางช่วงเวลาที่ปกติควรมีลูกค้า

สี่ข้อนี้ใช้เวลาราว 5-10 นาทีต่อสาขาถ้าตัวเลขพร้อมอยู่แล้ว ปัญหาจริงไม่ได้อยู่ที่การเช็ก แต่อยู่ที่แต่ละสาขายังส่งตัวเลขมาไม่พร้อมกัน อย่างที่เล่าไปข้างต้น

ทุกสัปดาห์ควรเช็กอะไรบ้าง

บางเรื่องไม่จำเป็นต้องเช็กทุกวัน และบางร้านก็ทำไม่ได้จริงด้วยซ้ำ อย่างที่เจ้าของร้านคนเดิมเล่าไว้ว่าในบางสาขา แม้แต่ตัวช่างเองก็ไม่ได้รับรายงานยอดรายวันอยู่แล้ว รายละเอียดระดับนี้จึงเหมาะกับรอบสัปดาห์มากกว่ารอบวัน

รอบสัปดาห์ควรดู 3 เรื่องนี้ในแต่ละสาขา

• ยอดขายแยกตามช่างของแต่ละสาขา จะได้รู้ว่าค่ามือของช่างคนไหนสูงหรือต่ำผิดปกติ ตั้งแต่ก่อนถึงรอบจ่ายเงินเดือน
• สต๊อกสินค้าขายปลีกของแต่ละสาขา เช่น สีทาเล็บ ครีมบำรุง หรือผลิตภัณฑ์ที่ร้านขายต่อให้ลูกค้า เพราะสต๊อกของแต่ละสาขาหมดไม่พร้อมกัน สาขาที่ขายดีกว่าจะหมดเร็วกว่าสาขาอื่น
• เทียบยอดแต่ละสาขากับสัปดาห์ก่อน ไม่ใช่แค่ดูยอดของแต่ละสาขาแยกกัน แต่ดูว่าสาขาไหนยอดกำลังขึ้นหรือลงเมื่อเทียบกับสัปดาห์ที่แล้วของสาขานั้นเอง

เรื่องเหล่านี้ไม่ต้องเปิดดูทุกวัน กำหนดวันเช็กประจำไว้สัปดาห์ละหนึ่งวัน เช่น เช้าวันจันทร์ก่อนเริ่มงาน จะทำได้ต่อเนื่องกว่าการพยายามเช็กทุกวันแล้วเลิกไปเองหลังผ่านไปสองสัปดาห์

ทำเมนูและราคาให้เหมือนกันทุกสาขา

ราคาที่ไม่ตรงกันระหว่างสาขาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเงียบ ๆ เมื่อแต่ละสาขามีคนดูแลหน้างานของตัวเอง ผู้จัดการสาขาหนึ่งอาจปรับราคาขึ้นเพราะทำเลแพงกว่า อีกสาขาอาจใจดีลดให้ลูกค้าประจำโดยไม่แจ้งเจ้าของร้าน พอลูกค้าคนเดียวกันไปใช้บริการคนละสาขาแล้วเจอราคาไม่ตรงกัน ร้านเสียความน่าเชื่อถือทันที ไม่ว่าจะเป็นร้านทำผมหรือร้านทำเล็บก็เจอปัญหานี้เหมือนกัน

วิธีที่ทำได้โดยไม่ต้องพึ่งระบบซับซ้อนมี 3 ข้อ

1. ทำเมนูและราคากลางไว้ชุดเดียว ให้ทุกสาขาใช้ต้นแบบเดียวกัน ไม่ใช่ต่างคนต่างพิมพ์เอง
2. แจ้งทุกสาขาให้ชัดว่าใครมีสิทธิ์ปรับราคาได้บ้าง และปรับได้ในกรณีไหน เช่น โปรโมชั่นตามช่วงเวลาที่เจ้าของร้านอนุมัติเท่านั้น
3. สุ่มเช็กราคาที่ติดหน้าร้านหรือในเมนูที่ส่งทาง LINE ของแต่ละสาขาเดือนละครั้ง เทียบกับต้นแบบ

ข้อ 3 คือข้อที่ร้านมักลืม เมนูกลางถูกต้องตอนทำครั้งแรก แต่พอผ่านไปหลายเดือนก็ไม่มีใครย้อนไปเช็กว่าแต่ละสาขายังใช้เมนูชุดเดิมอยู่หรือเปล่า

คุมเงินสดหน้าร้านแต่ละสาขายังไง

เงินสดเป็นจุดที่หายได้ง่ายที่สุดเมื่อร้านมีมากกว่าหนึ่งสาขาและเจ้าของร้านไม่ได้อยู่ประจำ หลักที่ใช้ได้กับทุกสาขาคือ

• นับเงินทอนตั้งต้นทุกเช้า และให้เป็นจำนวนเท่ากันทุกวัน จะได้เทียบกันวันต่อวันได้ง่าย
• ปิดยอดปลายวันด้วยการเทียบเงินสดจริงกับยอดขายที่บันทึกไว้ ถ้าต่างกันเกินจำนวนที่ยอมรับได้ ต้องรู้ภายในวันนั้นเลย
• กำหนดให้ชัดว่าใครเป็นคนนับเงินของแต่ละสาขา อาจเป็นผู้จัดการสาขาหรือช่างที่เจ้าของร้านไว้ใจ แต่ต้องมีคนเดียวที่รับผิดชอบ ไม่ใช่ใครก็ได้ที่ว่างตอนนั้น

ร้านที่รับทั้งเงินสด เงินโอน และ QR ควรใช้หลักเดียวกันกับยอดโอนและยอด QR ด้วย คือเทียบยอดที่เข้าบัญชีจริงกับยอดที่บันทึกไว้ทุกวัน เพราะช่องทางไหนก็คลาดเคลื่อนได้ถ้าไม่มีใครเช็ก

จัดตารางเวลาเช็กยอดโดยไม่ต้องขับรถไปร้าน

เมื่อรวมทุกเรื่องข้างต้นเข้าด้วยกัน ตารางเช็กยอดของเจ้าของร้านหลายสาขาจะหน้าตาประมาณนี้

ทั้งหมดนี้ทำได้โดยไม่ต้องขับรถไปสาขาไหนเลย ขอแค่ทุกสาขาส่งตัวเลขเข้ามาทางช่องทางเดียวกัน ในเวลาเดียวกันทุกวัน โจทย์จริงจึงไม่ใช่การหาเวลาไปนั่งเฝ้าร้าน แต่อยู่ที่ทำยังไงให้ตัวเลขจากทุกสาขามาถึงมือคุณโดยไม่ต้องคอยตามขอ

ข้อควรระวังที่มักถูกมองข้าม

• คิดว่าทุกสาขาเหมือนกันหมด สาขาที่มีช่างเยอะกับสาขาที่มีพื้นที่หลายชั้นต้องดูแลหน้างานคนละแบบ กติกากลางที่ใช้ร่วมกันได้คือความถี่ในการเช็ก ส่วนวิธีจัดการหน้างานต้องปรับตามสภาพจริงของแต่ละสาขา
• ปล่อยสาขาที่ลืมเช็กบ่อยไว้นานเกินไป มักเป็นสาขาที่ไกลที่สุด หรือสาขาที่ผู้จัดการเป็นคนที่ไว้ใจที่สุด เพราะเจ้าของร้านวางใจจนไม่ได้เช็กถี่เท่าสาขาอื่น
• ไม่มีแผนรับมือสาขาที่ตัวเลขผิดปกติต่อเนื่อง ถ้าสาขาใดสาขาหนึ่งยอดต่ำกว่าค่าเฉลี่ยติดต่อกันหลายสัปดาห์ ต้องรู้ว่าจะทำอะไรต่อ เช่น คุยกับผู้จัดการสาขานั้นโดยตรง อย่าปล่อยให้ผ่านไปเรื่อย ๆ จนตัวเลขแบบนี้กลายเป็นเรื่องปกติของสาขานั้น

ตัวช่วยดูยอดขายหลายสาขาจากที่เดียว

ทุกอย่างในตารางข้างต้นทำเองได้ทั้งหมด แต่ถ้าร้านของคุณมี 2 ถึง 3 สาขาแล้วอยากลดขั้นตอนรวมตัวเลขเอง ระบบจัดการร้านสำหรับร้านเสริมสวยอย่าง SalonX เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ช่วยเรื่องนี้โดยเฉพาะ

สำหรับร้านที่มี 2 ถึง 3 สาขา ใน SalonX คุณดูยอดขายจากหลายสาขาได้จากที่เดียว โดยไม่ต้องรอรับรายงานจากผู้จัดการแต่ละสาขาแยกกัน ทั้งยอดขายรวมและยอดขายแยกตามช่างของทุกสาขา เปิดดูจากมือถือเมื่อไหร่ก็ได้ ตรงกับสิ่งที่ต้องเช็กทุกวันและทุกสัปดาห์ในตารางข้างต้น

สต๊อกสินค้าขายปลีกก็ติดตามแยกตามสาขาได้เช่นกัน เห็นว่าสาขาไหนของใกล้หมดก่อนโดยไม่ต้องโทรถามทีละสาขา

ระบบแบบนี้ช่วยให้ดูยอดขายและสต๊อกของแต่ละสาขาได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องรอรายงาน แต่การเช็กตามตารางนี้ ทั้งทุกวัน ทุกสัปดาห์ และการสุ่มเช็กเมนูกับราคา ก็ยังจำเป็นอยู่ดี เพราะเป็นวินัยของเจ้าของร้าน ไม่ใช่สิ่งที่ระบบไหนทำแทนให้ได้ทั้งหมด

สรุป

เจ้าของร้านที่มี 2 ถึง 3 สาขาไม่จำเป็นต้องไปอยู่ทุกสาขาพร้อมกัน ถ้าวางรอบเช็กยอดขายและมาตรฐานที่ทุกสาขาใช้ร่วมกันไว้ตั้งแต่ต้น

• ทุกวัน เช็กยอดขายรวม จำนวนการจอง ลูกค้า walk-in และความผิดปกติของแต่ละสาขา
• ทุกสัปดาห์ เช็กยอดขายแยกตามช่าง สต๊อกสินค้าขายปลีก และเทียบยอดแต่ละสาขากับสัปดาห์ก่อน
• ทำเมนูและราคากลางไว้ชุดเดียว แล้วสุ่มเช็กว่าทุกสาขายังใช้ตรงกันอยู่
• คุมทั้งเงินสด ยอดโอน และยอด QR ด้วยการเทียบยอดที่ได้รับจริงกับยอดที่บันทึกไว้ทุกวัน
• กำหนดเวลาให้ทุกสาขาส่งตัวเลขเข้ามาที่เดียวกันทุกวัน แทนการขับรถไปนั่งเฝ้าเอง